Protocollo SMTP AxiomSend

Il Protocollo SMTP AxiomSend è il nostro metodo per gestire la comunicazione email e il sistema di invio utilizzato per le newsletter dei nostri clienti.

Inviare una newsletter sembra semplice: si prepara la comunicazione, si scelgono i destinatari e si preme SEND.

Dietro questo gesto ci sono però decisioni, operazioni tecniche, controlli ed eccezioni che devono essere gestiti. Con AxiomSend ce ne occupiamo noi.

Prima dell'invio viene la comunicazione

Prima di affidare una newsletter al sistema SMTP c'è una domanda semplice: cosa stiamo comunicando al cliente e perché?

Una novità, un prodotto, un servizio, un'opportunità o un'informazione utile danno alla newsletter una ragione precisa per arrivare nella casella del destinatario.

Se dovessi telefonare personalmente al tuo cliente per comunicargli la stessa cosa, lo faresti?

È un criterio semplice che utilizziamo per valutare la comunicazione prima dell'invio. Il database raccoglie persone con cui l'azienda ha costruito una relazione e ogni newsletter rappresenta una nuova occasione per alimentarla.

Il sistema SMTP è il postino

Definita la comunicazione, entra in gioco il sistema SMTP. Il suo compito è prendere in carico le email e consegnarle ai server che gestiscono la posta dei destinatari.

Possiamo pensarlo come un postino: riceve una comunicazione, legge l'indirizzo e prova a recapitarla.

Per consegnarla serve un indirizzo valido. Il destinatario deve esistere, la sua casella deve poter ricevere il messaggio e il server che gestisce la sua posta deve accettarlo.

Durante la consegna possono verificarsi situazioni diverse: un indirizzo può essere inesistente, una casella può essere temporaneamente piena, un server può rifiutare il messaggio oppure il destinatario può segnalarlo come spam.

Ognuna di queste situazioni produce un'informazione che deve essere interpretata e gestita.

Cosa succede dietro a un invio

Quando una newsletter viene inviata a centinaia o migliaia di destinatari, la gestione delle diverse situazioni diventa parte del servizio.

• controlliamo gli errori di consegna;
• gestiamo gli indirizzi che risultano inesistenti;
• osserviamo eventuali segnalazioni spam;
• verifichiamo anomalie negli invii;
• controlliamo volumi e frequenza;
• interveniamo quando emerge una criticità.

Un errore isolato, una casella temporaneamente irraggiungibile e una serie di indirizzi inesistenti descrivono situazioni differenti. Il dato acquista significato quando viene letto nel contesto dell'invio e della storia del progetto.

Database, newsletter e sistema SMTP lavorano insieme

Il postino può consegnare ciò che gli viene affidato. Per questo anche database e comunicazione fanno parte del Protocollo AxiomSend.

Il database stabilisce a chi inviamo. La newsletter stabilisce cosa comunichiamo. Il sistema SMTP gestisce la consegna.

Se un indirizzo smette di esistere, gestiamo l'errore. Se arrivano segnalazioni, le valutiamo. Se cambiano quantità e frequenza degli invii, adeguiamo la struttura tecnica. Se la risposta dei destinatari cambia, abbiamo un'informazione utile anche per valutare le comunicazioni successive.

Ogni parte produce quindi informazioni utili per gestire quella successiva.

Il sistema SMTP viene dimensionato sugli invii

Volumi e frequenza ci permettono di scegliere la struttura SMTP più adatta.

Possiamo utilizzare IP condivisi monitorati oppure IP dedicati quando quantità e continuità degli invii ne rendono utile l'impiego.

Seguiamo gli invii reali e adeguiamo il sistema quando cambiano le esigenze.

Perché lo facciamo noi

Perché dietro al semplice gesto di inviare una newsletter ci sono azioni precise che devono funzionare insieme.

La comunicazione deve avere uno scopo, il database deve essere gestito, il sistema SMTP deve essere configurato correttamente, gli invii devono essere controllati e le eccezioni devono essere interpretate.

AxiomSend organizza questo lavoro in un unico protocollo: dalla comunicazione che vogliamo affidare al sistema fino alla gestione di quello che accade dopo l'invio.

L'azienda decide cosa vuole comunicare e quale risultato vuole ottenere. Alla gestione della newsletter e del sistema di invio pensiamo noi.